10 نکته برای انتخاب بهترین دستگاه کپی چندکاره

اگر در بازار به دنبال یک پرینتر اداری جدید هستید، گزینه‎های زیادی وجود دارد. یک پرینتر چند منظوره یا MFP، عملکرد یک پرینتر، دستگاه کپی، اسکنر و دستگاه فکس را در یک دستگاه می‎گنجاند. با خرید یکی از آنها که با نیازهایتان منطبق است، می‎توانید به طور قابل توجهی باعث بهبود گردش کار و کاهش هزینه‎ها شوید.

بسیاری از مشتریان می‎پرسند: “بهترین دستگاه کپی (یا MFP) چیست؟”

پاسخ این است که “بستگی دارد.”

اغلب هیچ دستگاهی نیست که بتوان گفت “بهترین” MFP است- محصولات مربوط به تولید کنندگان اصلی همه عالی هستند؛ هر یک با مزایا و معایب مختلف.

پاسخ به “بهترین MFP ” واقعا ساده است – همان دستگاهی که بتواند با حداقل هزینه کارآیی مورد نظر برای کسب و کارتان را ارائه دهد.

بهترین دستگاه کپی برای یک بخش بازاریابی ممکن است بهترین کپی برای مطب یک دکتر یا یک مدرسه نباشد. همه دستگاه‎های کپی کارهای مشابهی انجام نمی‎دهند، بنابراین مهم است که گزینه‎هایتان را با دقت ارزیابی کنید. ملاحظات زیر به شما کمک خواهد کرد که دستگاه مناسبی برای دفتر خود انتخاب کنید.

نیازهایتان را ارزیابی کنید

میزان گردش کار و تعداد کاربرانی که پرینتر را به اشتراک می‎گذارند نقش مهمی‎در تصمیم گیری در مورد خرید دستگاه دارد. مطمئنا به پرینت و کپی نیاز دارید، اما غیر از آن چه کار دیگری باید انجام دهید؟

• آیا نیاز به اسکن اسناد نیز دارید؟ باید به دنبال یک MFP باشید که مجهز به نرم افزار اسکنر است که با زیرساخت IT شما هماهنگ بوده و یا با نرم افزار اسکنر فعلی شما کار می‎کند.
• آیا به دنبال ساده سازی فرآیندهای کسب و کار هستید؟ بنابراین نیاز اتصال به شبکه دارید.
• آیا نیاز به فکس دارید؟
• آیا نیاز به چاپ رنگی دارید یا فقط با سیاه و سفید کار می‎کنید؟
• آیا نیاز به گیره، سوراخ، پانچ، و یا دیگر گزینه‎های اتمام کار دارید؟

همچنین لازم است تا میزان نیاز روزانه خود برای پرینت را بررسی کنید. چه حجم پرینت / کپی / اسکن لازم دارید. روزانه؟ هفتگی؟ ماهانه؟

تمام این سوالات – و سوالات بیشتر – به شما برای انتخاب دستگاه جهت می‎دهد.

قبل از انتخاب یک پرینتر چند منظوره اطمینان حاصل کنید که قابلیت هر یک را درک می‎کنید و موردی که در نظر دارید، تمام نیازهای روزانه شما را برآورده می‎کند.

چقدر هزینه می‎برد؟

هزینه داشتن یک دستگاه MFP فراتر از هزینه اولیه خرید دستگاه است.

• قیمت مواد و قطعات آن چقدر است؟
• هزینه تعمیرات آن چقدر است؟
• با چه سرعتی می‎تواند تعمیر شود؟ امروزه بسیاری از دستگاه‎های MFP مجهز به سیستم عیب‎یابی راه دور برای مسائل مربوط به نرم افزار هستند که به دستگاه اجازه می‎دهد نسبت به زمان انتظار برای رسیدن یک تکنسین، سریعتر تعمیر شود و کار کند.

یک دستگاه چند منظوره واقعا می‎تواند به شما در مدیریت هزینه‎ها برای چاپ و تصویربرداری کمک کند، بنابراین قبل از انتخاب، هزینه کل مالکیت (TCO) را مورد توجه قرار دهید.

نظرات را بخوانید

نظرات کارشناسان صنایع و سایر شرکت ‎هایی که از دستگاه استفاده می ‎کنند را بخوانید. مشخصات مورد ادعای تولید کننده را با نظر سازمان‎ هایی که آن را عملا آزمایش کرده‎اند مقایسه کنید. نظرات موجود در LinkedIn و گوگل منابع بسیار خوبی برای مطالعه هستند.

صفحات فیس بوک شرکت نیز می‎تواند مورد استفاده قرار گیرد تا ببینید که چگونه مشتریان در مورد دستگاه مورد نظرتان اظهارنظر کرده‎اند.

چگونه MFP با شبکه‎های موجود کار می‎کند؟

قبل از اینکه در بخش تجهیزات اداری سرمایه گذاری عمده‌ای انجام دهید، ایده خوبی است که بدانید چگونه با سیستم‎های موجود شما کار می‎کند. موارد دیگری که بهتر است مورد ملاحظه قرار گیرد این است  که راه اندازی آن چه اندازه آسان است. آیا آموزش مورد نیاز است؟ آیا شما باید چیزی دیگری نیز روی کامپیوتر اداریتان نصب کنید؟ آیا سیستم جدید سیستم های دیگر را منسوخ می‎کند؟

آیا استفاده از آن آسان است؟

مطمئنا نیاز به یک دستگاه فانتزی جدید که هیچ کس نمی‎داند چگونه از آن استفاده کند نخواهید داشت. یک دستگاه کپی با یک سیستم عامل قابل درک که نیاز به آموزش کمتری دارد، انتخاب کنید. به دنبال راهنمایی‎ها و اسناد آنلاین که به  آسانی در دسترس هستند، باشید. همچنین بهتر است دستگاهی را انتخاب کنید که با پشتیبانی فنی سازنده همراه است (مخصوصا اگر بخواهید در خانه تعمیر و نگهداری و پشتیبانی را انجام دهید).

برخی از MFP ها حتی ویدئوهایی با عنوان “how to” در قسمت کنترل پنل خود دارند.

و اما واقعا چه کاری انجام می‎دهد؟

برخی از دستگاه‎های چندکاره ممکن است تمام قابلیت‎هایی که می‎خواهید را تحویل ندهند. در حالی که دستگاه دارای عملکرد چندگانه است، اما در یک زمان تنها می‎تواند یک عملکرد را انجام دهد. این امر می‎تواند باعث ایجاد گلوگاه در جریان کار دفتر شود. بسته به نیازهای دفتر ، این قضیه ممکن است مشکل ساز باشد.

“اطلاعات“ یک عامل کلیدی است

مثل همه چیزهای دیگر، موضوع “اطلاعات و مبادله آن” در انتخاب کارآمدترین MFP مهمترین قسمت است. آیا دستگاه کارها، صف‎ها و مشکلات موجود در دستگاه و در سراسر شبکه را نشان می‎دهد؟ آیا کاربران و مدیران فناوری اطلاعات می‎توانند به راحتی وضعیت کارها را در خطوط ارتباطی مشاهده و ویرایش کنند؟ اگر نه، شما و کارکنان IT خود میبایست بیش از آنکه بتوانید از کسب و کار اصلی خود پشتیبانی کنید، برای عیب یابی دستگاه زمان بگذارید.

آیا دارای خدمات پشتیبانی است؟

یک MFP که دارای خدمات پشتیبانی است انتخاب کنید تا بتوانید کارایی دستگاه خود را در حال حاضر و در آینده بهتر کنید. آیا نمایندگی دستگاه، دارای شهرت خوبی در مورد زمان پاسخگویی سریع است؟ کمی تحقیق انجام دهید تا تصوری از نوع ارتباط با نمایندگی‎ها به دست آورید.

آیا نیازهای امنیتی شما را برآورده می‎کند؟

بسته به ماهیت کسب و کارتان، ممکن است به سطوح امنیتی بالاتری نیاز داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که دستگاه مورد نظرتان امنیتی را که لازم دارید ارائه می‎دهد و در صورت نیاز به تغییر امنیت، می‎توانید میزان آن را  تغییر دهید. گزینه‎ها عبارتند از قابلیت pull printing که توسط آن ابتدا کاربر پرینت را ارسال و در مرحله بعد پرینتر مقصد را مجاز به انجام کار می‎کند. همچنین کارت خوان‌ها، پین کدها و حتی توانایی تشخیص ربات نبودن کاربران.

درباره نرم افزار

هر نوع نرم افزار و راه حل ‎های سازگار با دستگاه MFP که می‎ خواهید بخرید را جستجو کنید و همچنین با نرم افزاری ‎هایی که سایر فروشندگان عرضه می‎کنند و روی دستگاه جدیدتان کار می‎کند، آشنا شوید.

برنامه‎های بسیاری وجود دارد که می‎تواند تاثیر زیادی بر کار روزمره شما داشته باشد. چند مورد از آنها شامل موارد زیرند:

• ارسال اسکن به ایمیل
• ارسال اسکن به فضای ابری
• پرینت گرفتن از موبایل
• Google Cloud Print
• AirPrint
• اتصالات به انواع محصولات مدیریت اسناد مانند Square 9

به عنوان مثال، شما می‎توانید از دستگاه خود برای تبدیل اسناد کاغذی به فرمت الكترونیكی استفاده و به چندین مقصد ارسال كنید – از جمله ایمیل، پوشه‎های موجود در شبكه‎، مخازن مدیریت اسناد و پرینترهای راه دور- فقط بوسیله یک بار اسکن. این اسناد دیجیتال می‎توانند برای راه اندازی جریان‎های کاری و ساده سازی فرآیندهای کسب و کار شما مورد استفاده قرار گیرند.

 دستگاه‎های کپی چندکاره یک وسیله عالی برای بهبود مدیریت اسناد در دفتر شما هستند.

حال که می‎ دانید قبل از خرید یک دستگاه چند  کاره چه مسائلی را باید در نظر گرفت، آماده خرید هستید. هنگامی ‎که شما با اطلاعاتی که از طریق این سؤالات جمع آوری کرده‎اید مجهز باشید و در مورد اینکه چه چیزی واقعا نیاز دارید فکر کنید، آماده تصمیم گیری درست برای کسب و کارتان خواهید بود. با ما برای مشاوره و استعلام قیمت تماس بگیرید.