نحوه ارسال فکس

آموزش کامل نحوه ارسال فکس

نحوه ارسال فکس:

شما چه یک تازه کار جوان باشید که هرگز قبل از این چیزی در مورد فکس نشنیده است و چه اینکه در جریان این کار بوده ‎اید اما شیوه کار را فراموش کرده ‎اید، احتمالا زمانی لازم است بدانید که چگونه یک فکس را ارسال کنید.

در نظر داشته باشید که تعدادی تفاوت بین دستگاه های فکس وجود دارند، بنابر این شما باید از کتابچه راهنما یا دستورالعمل های مربوط به ماشین فکس شخصی خود در صورتی که هنوز آن را داشته باشید، کمک بگیرید. در مورد اکثر دستگاه ها، نیاز به وارد کردن یک نامه‎ی همراه یا کاور لتر، شماره گیری شماره فکس و ارسال فکس، مراحلی است که باید طی شود.

روش یک از دو:

قبل از ارسال فکس

1. نامه همراه را تهیه کنید.

دستگاه های فکس اغلب توسط چند دفتر و یا چند نفر در یک دفتر بطور مشترک مورد استفاده قرار می‎ گیرند. از آنجا که هر کس می تواند یک فکس فرستاده شده به یک دستگاه فکس را مشاهده کند، ایده خوبی است که یک نامه همراه برای فکس خود داشته باشید. این امر باعث می ‎شود اطمینان حاصل کنید که فکس شما به دست شخص صحیح می ‎رسد.

نامه همراه، شامل اطلاعاتی مانند نام گیرنده، محتوای فکس و تعداد صفحات آن است. همچنین باید اطلاعات فرستنده، مانند نام و شماره فکس را شامل شود، به طوری که گیرنده بداند که از طرف چه کسی می‎آید و بتواند در صورت لزوم پاسخ دهد.

پس از آن، شما باید شماره فکس را شماره گیری کنید، درست همانطور که در تلفن شماره گیری می‎ کنید.

در بسیاری از دستگاه های فکس جدید، برای یک شماره محلی، کد منطقه نیاز به شماره گیری ندارد، اما شماره گیری کد همچنان برای شماره های راه دور لازم است. برخی از دستگاه های فکس بدون در نظر گرفتن محل، نیاز به پیش شماره منطقه دارند. این قضیه را در مورد دستگاه خود چک کنید یا بپرسید.

کد کشور نیز گاهی نیاز به شماره گیری قبل از شماره های محلی دارد، اما تنها زمانی که کد منطقه نیز مورد نیاز باشد. کد کشور برای شماره های راه دور ضروری است.

همچنین اغلب هنگام شماره گیری لازم است عدد 9 را قبل از تماس با شماره های راه دور، اضافه کنید. مشخصات دستگاه را بررسی کنید یا در مورد دستگاه فکس شخصی خود از کسی بپرسید.

اطمینان حاصل کنید که شماره ‎ای که استفاده می کنید، شماره فکس است و شماره تلفن شخص مورد نظر شما نیست. اغلب اعداد در کنار کارت های تجاری، کنار یکدیگر قرار می گیرند و به راحتی می توان آنها را اشتباه گرفت یا به شماره اشتباه نگاه کرد.

3. روش قرار دادن کاغذ را تعیین کنید.

هنگامی که کاغذها را برای فکس شدن داخل دستگاه قرار می دهید، باید آنها را در جهت مناسب بگذارید. می خواهید یک مقاله اسکن کنید، بنابراین اگر کاغذ به صورت اشتباه روبروی اسکنر دستگاه باشد، تنها قسمت پشتی اسکن می شود و فکس ارسال شده، خالی خواهد بود. قبل از فرستادن فکس اطمینان حاصل کنید که کاغذ در سمت درست قرار گرفته باشند.

برای دستگاه های فکس مختلف نحوه قرارگیری کاغذ متفاوت است. خوشبختانه برای جلوگیری از قرار گرفتن کاغذ به شکل غلط، جهت مناسب برای قرار دادن کاغذ در همه دستگاه های فکس، با برچسب مشخص می شوند.

جایی در نزدیکی منطقه ای که کاغذ را در آن قرار می ‎دهید، به دنبال یک نماد به شکل یک ورق کاغذ با یک گوشه تا شده باشید. روی این نماد می بینید که یک طرف ورق دارای خطوطی است و طرف دیگر خالی است.

اگر گوشه تا شده دارای خطوط باشد، این به این معنی است که صفحات باید به دستگاه فکس با سمت خالی به طرف شما قرار گیرند.

اگر گوشه تا شده خالی باشد، این بدان معنی است که شما باید کاغذ را طوری در دستگاه قرار دهید که سمت جلویی کاغذ روبه شما باشد.

4. کاغذهای مناسب را برای فکس انتخاب کنید.

دستگاه های فکس با کاغذهایی با اندازه‎ های استاندارد کار می کنند. ارسال هر چیزی در اندازه غیر استاندارد ممکن است کار نکند یا ممکن است فشرده و جمع شود و یا به دستگاه فکس شما آسیب برساند. اگر شما نیاز به ارسال چیزی با اندازه غیر استاندارد دارید، مانند یک کپی از یک رسید، بهتر است ابتدا یک فتوکپی از آیتم اول بگیرید و سپس نسخه فتوکپی را بجای آن، فکس کنید.

رایج ترین اندازه کاغذ برای دستگاه های فکس، همانند پرینترها، کاغذ A4 یا سربرگ آمریکایی است.

روش دو از دو:

ارسال فکس

1. برای ارسال فکس از دستگاه فکس خود استفاده کنید.

پس از انجام همه کارهایی که در بالا ذکر شد، آماده ارسال فکس خود هستید. با کاغذی که به درستی وارد شده و شماره ‎ای که گرفته شده، آماده ‎اید تا دکمه ارسال را فشار دهید. این دکمه معمولا بزرگ است و برچسب خوبی دارد. عالی است! شما فکس خود را ارسال کرده اید.

متوجه خواهید شد که پس از فشار دادن ارسال، دستگاه یک سری صدای بوق و صدای آوازی ایجاد می ‎کند. این قضیه طبیعی است. این صداها نشان دهنده این است که چگونه دستگاه های فکس با یکدیگر ارتباط برقرار می‎ کنند.

هنگامی که یک فکس با موفقیت ارسال شد، شما معمولا بعد از چند دقیقه پیغام طولانی و روشنی را می ‎شنوید. هنگامی که فکس با یک مشکل روبرو شده و ارسال نمی شود، معمولا صدای وحشتناکی را می شنوید. اگر این صدای وحشتناک را شنیدید، باید دستگاه فکس را برای ارزیابی مشکل بررسی کنید.

2. برای ارسال یک فکس از اینترنت استفاده کنید.

امکان استفاده از اینترنت نیز برای ارسال کاغذ به یک دستگاه فکس وجود دارد. شماری از خدمات وجود دارند که می توانند مورد استفاده قرار گیرند و بیشتر آنها هزینه در بر دارند. با این حال، اگر شما اغلب اوقات به ارسال فکس نیاز ندارید و نمی خواهید یک دستگاه فکس بخرید یا با خدماتی مانند FedEx سر و کار داشته باشید، می توانید این سرمایه گذاری عاقلانه را انجام دهید.

PamFax یک سرویس فکس بسیار عالی برای اسکایپ است. با این وجود، این برنامه هزینه کوچکی دارد که باید پرداخت کنید.

HelloFax سرویسی است که به خوبی با گوگل درایو ادغام می ‎شود و به شما این امکان را می دهد که به راحتی اسناد گوگل را فکس کنید. این سرویس، شامل تعداد مشخصی فکس رایگان است و پس از آن باید هزینه بپردازید.

3. برای ارسال یک فکس از ایمیل استفاده کنید.

بسته به شماره ای که به فکس می فرستید، ممکن است بتوانید بدون پرداخت هزینه ‎ای، به سادگی ایمیل را به دستگاه فکس ارسال کنید. با این حال، باید بدانید که این روش فقط تعداد محدودی از شماره های فکس را پوشش می دهد و فقط می تواند اطلاعات محدودی ارسال کند.

شما می توانید با جستجو در اینترنت چک کنید که آیا شماره فکس پوشش داده شده است یا خیر.

از این فرمول برای ایجاد آدرسی که به آن ایمیل را می فرستید، استفاده کنید:

“remote – printer.First_Last@12345678910.iddd.tpc.int”

نقل قول ها را حذف کنید، شماره های لازم را برای شماره فکس (از جمله کد کشور و کد منطقه) شماره گیری کنید، و در آغاز و پایان، نام فردی که برایش فکس را ارسال می کنید ذکر نمایید.

توجه داشته باشید که فقط متن موجود در تکست باکس در فکس نمایش داده می شود. شما نمی‎توانید فایلهای پی‎دی اف یا هر فایل دیگری را با این روش پیوست کنید.

منبع