چرا باید نگران هارد دیسک دستگاه کپی یا پرینتر خود باشید؟

چرا هارد دیسک دستگاه کپی و پرینتر اهمیت زیادی دارد؟

امنیت اطلاعات امروز یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های سازمان‌ها و شرکت‌ها محسوب می‌شود. بسیاری از مجموعه‌ها روی ایمن‌سازی شبکه، سرورها و سیستم‌های کامپیوتری تمرکز می‌کنند، اما یک بخش مهم و کمتر دیده‌شده وجود دارد: هارد دیسک داخل دستگاه کپی و پرینتر. اسناد چاپ شده، اسکن‌ها و حتی برخی اطلاعات تنظیمات دستگاه ممکن است روی این هارد ذخیره شوند و در صورت بی‌توجهی، به یک حفره امنیتی جدی تبدیل شوند.

سرقت اطلاعات و سوءاستفاده از داده‌ها امروزه به یکی از رایج‌ترین تهدیدها تبدیل شده است. بسیاری از حملات موفق دقیقاً از جاهایی شروع می‌شوند که کمتر انتظار می‌رود. یکی از این نقاط، همان هارد دیسک داخل چاپگرها و دستگاه‌های چندمنظوره است.

هارد دیسک پرینتر و دستگاه کپی چه اطلاعاتی را ذخیره می‌کند؟

بسیاری از کاربران نمی‌دانند که اسناد ارسال‌شده برای چاپ، اسکن یا کپی می‌تواند در حافظه داخلی یا هارد دیسک دستگاه ذخیره شود. این موضوع به دستگاه کمک می‌کند صف چاپ را مدیریت کند، عملکرد سریع‌تری داشته باشد و امکاناتی مثل ذخیره اسناد، پرینت مجدد و ارسال شبکه‌ای را فراهم کند.

در دستگاه‌های کپی، پرینترهای حرفه‌ای و دستگاه‌های چندمنظوره، معمولاً یک هارد دیسک داخلی یا قابل‌افزودن وجود دارد. اگر این حافظه درست مدیریت نشود، می‌تواند اطلاعات حساس سازمانی را در خود نگه دارد.

قبل از فروش یا تعویض دستگاه کپی چه کارهایی باید انجام دهیم؟

اگر قصد فروش، ارتقا یا خارج کردن دستگاه از چرخه کار را دارید، حتماً باید قبل از هر چیز وضعیت هارد دیسک را بررسی کنید. رها کردن هارد بدون پاکسازی حرفه‌ای می‌تواند باعث افشای اطلاعات محرمانه شود. در ادامه چند روش مهم برای ایمن‌سازی هارد دیسک دستگاه توضیح داده شده است:

1 – خارج کردن هارد دیسک

شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات چاپ می‌توانند هارد دیسک را از دستگاه خارج کرده و در اختیار شما قرار دهند. سپس می‌توانید آن را نابود کنید یا در محلی امن نگهداری کنید. این ساده‌ترین و مطمئن‌ترین روش جلوگیری از دسترسی افراد دیگر به اطلاعات است.

2 – بازنویسی یا پاکسازی کامل هارد دیسک

اگر قصد دور انداختن یا واگذاری هارد را دارید، باید به صورت کامل پاکسازی شود. حذف معمولی فایل‌ها کافی نیست. باید از روش‌هایی مانند Wipe و بازنویسی چندمرحله‌ای استفاده شود تا امکان ریکاوری اطلاعات وجود نداشته باشد.

3 – استفاده از هارد دیسک امن

بعضی دستگاه‌ها قابلیت رمزگذاری هارد دیسک دارند. در این حالت حتی اگر هارد سرقت شود، دسترسی به اطلاعات امکان‌پذیر نیست. برای این کار باید:

• اطمینان از رمزگذاری اطلاعات
• بررسی حذف اطلاعات شخصی
• تایید فعال بودن قابلیت کدگذاری هارد

تنظیم گزینه‌های امنیتی دستگاه کپی و پرینتر

تقریباً تمام پرینترهای حرفه‌ای دارای گزینه‌های امنیتی هستند. سازنده دستگاه معمولاً توضیحات مربوط به این تنظیمات را ارائه می‌دهد. پیشنهاد می‌شود قبل از استفاده، سیاست‌های امنیتی سازمان را با امکانات دستگاه هماهنگ کنید.

نتیجه گیری

بسیاری از مدیران فقط به فکر شارژ کارتریج، تعمیر و سرویس دستگاه‌ها هستند، اما امنیت هارد دیسک را نادیده می‌گیرند. هارد دیسکی که اطلاعاتش به طور کامل پاک نشده باشد، می‌تواند به راحتی بازیابی شود و اطلاعات حساس سازمانی را فاش کند. همیشه قبل از واگذاری دستگاه، هارد را به صورت کامل Wipe کنید تا امکان ریکاوری وجود نداشته باشد.

مشاوره و خرید دستگاه کپی و ماشین‌های اداری: 02188820036

سوالات متداول هارد دیسک دستگاه کپی