5 راه آسان برای صرفه جویی در هزینه های پرینت

چرا صرفه‌جویی در هزینه‌های پرینت مهم است؟

بسیاری از کاربران نمی‌دانند که با چند تنظیم ساده یا انتخاب درست مواد مصرفی، می‌توانند ماهانه تا ۴۰٪ هزینه چاپ را کاهش دهند. این روش‌ها نه تنها برای کسب‌وکارهای بزرگ، بلکه برای دانشجویان و کاربران خانگی نیز کاربردی است. هزینه‌های چاپ فقط به خرید پرینتر محدود نمی‌شود؛ شما باید هزینه جوهر یا تونر، کاغذ، سرویس دوره‌ای و حتی خرابی‌های احتمالی را هم در نظر بگیرید. در این راهنمای کامل از آوند پرینتر، بهترین و ساده‌ترین روش‌هایی را معرفی می‌کنیم که به شما کمک می‌کند هزینه‌های چاپ را بدون افت کیفیت کاهش دهید.

از تنظیمات اقتصادی (Economy Mode) پرینتر خود استفاده کنید

هر بار که یک صفحه پیش نویس یا آزمایشی چاپ ‌می‌کنید، از همان مقدار جوهر که برای پرینت نهایی لازم است استفاده خواهید کرد. اگر فقط می‎خواهید یک صفحه تستی چاپ کنید و نیاز به کیفیت نهایی بالا ندارید، استفاده از “حالت اقتصادی” (Economy Mode) پرینتر برایتان ایده آل خواهد بود. حالت اقتصادی، از جوهر یا تونر کمتری استفاده ‌می‌‎کند، بنابراین سند چاپ شده شما کمی کمرنگ تر از حد معمول چاپ می‎شود. برای انجام این کار، گزینه Preference Settings  را از کادر محاوره‎ای پرینت، انتخاب کرده و به دنبال تنظیمات Economy Mode بگردید (این گزینه ممکن است به صورت عبارت‎های Draft Mode, Toner Saver, Fast Mode موجود باشد)، و بر این اساس آن را انتخاب کنید.

از پرینت دو رو یا پرینت دو صفحه در یک ورق استفاده کنید

انتخاب گزینه چاپ در هر دو روی کاغذ، باعث صرفه جویی در مصرف کاغذ خواهد شد. چاپ متنی که به طور معمول دو صفحه از کاغذهای شما را مصرف می‎کند، با انتخاب این گزینه تنها یک صفحه نیاز خواهد داشت. پرینتر، صفحه اول را در جلوی صفحه و صفحه دوم را در پشت آن چاپ خواهد کرد. در دیالوگ باکس پرینت خود، گزینه‎ای دارید در مورد اینکه می‎خواهید پرینترتان صفحه دوم را چگونه تراز کند. آیا می‎خواهید محور تقارن را در بالای صفحه قرار دهید یا در دو طرف آن. محور به طور پیش فرض در سمت چپ قرار می‎گیرد.

برای اسناد و مدارکی که چاپ آنها به یک صفحه کاغذ کامل نیاز ندارد، چاپ کردن دو صفحه در هر ورق به این معنی است که سند در اندازه کوچک چاپ شده و 90 درجه چرخانده شده است. این گزینه، دو صفحه را در یک طرف کاغذ چاپ ‌می‌‎کند، شبیه نحوه چاپ یک بروشور. شما ‌می‌توانید این گزینه را در Microsoft Word و Adobe Reader از منوی پرینت پیدا کنید. در برنامه‌های دیگر مانند مرورگر اینترنت، می‎ توانید این کار را از طریق گزینه‎های page layout و یا page scaling انجام دهید.

خرید جوهر پرینتر با قیمتهای مناسبتر

ما این گزینه را زمانی توصیه ‌می‌‎کنیم که می‎خواهید تنها اسنادی را که حاوی متن هستند چاپ نمایید. به جای خرید کارتریجهایی که دارای نامهای تجاری خود سازنده چاپگر بوده و به اصلاح به آن اورجینال یا فابریک گفته میشود و همینطور گران قیمت هستند، می‎ توانید بجای آن از کارتریج های غیر اورجینال درجه یک یا Grade A استفاده کنید صفحات بیشتری نیز چاپ می‎ کنند! لطفا توجه داشته باشید که این کارتریج‌ها ممکن است همان کیفیت اورجینال را برای چاپ نداشته باشند و این امر می‎تواند به عنوان مثال روی کیفیت تصاویر یا لوگو با رنگ های خاص تاثیر بگذارد.

استفاده از PDF به جای پرینت

شما می‎توانید صرفا با استفاده نکردن از کاغذ و در واقع چاپ نکردن، به میزان زیادی در مصرف کاغذ صرفه جویی کنید. هر زمان که نیاز فوری به چاپ یک سند وجود ندارد، کافی است آن را به عنوان یک فایل PDF ذخیره کنید و یک سیستم ثبت دیجیتال بر روی هارد دیسک کامپیوتر خود ایجاد کنید. به این ترتیب، قادر خواهید بود آن را به گیرنده مورد نظر خود ایمیل کرده و یا برای دسترسی آسان، آن را ذخیره نمایید. اگر این پیشنهاد برای شما جالب است بهتر است ابتدا نرم افزار Adobe Reader را دانلود کنید.

اطمینان حاصل کنید که پرینتر شما متناسب با نیازهای شماست

هنگام خرید پرینتر، به یاد داشته باشید که چگونه از آن استفاده ‌می‌‎کنید. اگر به هر دلیلی فقط به یک چاپ با کیفیت عالی نیاز دارید، ممکن است بخواهید برای خرید یک پرینتر جوهر افشان سرمایه گذاری کنید. اما اگر کار چاپ شما زیاد است و روزانه به حجم قابل توجهی چاپ نیاز دارید، پرینتر لیزری می‎ تواند بهترین انتخاب برای شما باشد. برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد انتخاب پرینتر مناسب، ‌می‌‎توانید به مقالاتی که در این زمینه در آوند پرینتر منتشر شده، مراجعه فرمایید.

تنظیم وضوح چاپ (Resolution) برای کاهش هزینه تونر یا جوهر

وضوح چاپ یا همان Resolution معمولاً با واحد dpi مشخص می‌شود و تعیین می‌کند پرینتر برای تشکیل هر تصویر یا متن، چه تعداد نقطه جوهر یا تونر روی کاغذ قرار دهد. هرچه dpi بالاتر باشد، مصرف جوهر بیشتر خواهد بود. اگر چاپ شما بیشتر شامل متن‌های معمولی، فاکتور، رسید یا اسناد داخلی است، کاهش Resolution به 300 dpi یا حالت Draft می‌تواند تا ۴۰٪ مصرف تونر را کاهش دهد بدون اینکه کیفیت خوانایی سند کاهش محسوسی داشته باشد. تنها زمانی از وضوح بالا (600 یا 1200 dpi) استفاده کنید که قصد چاپ عکس، نمودارهای با جزئیات زیاد یا لوگوی شرکت را دارید. این روش ساده یکی از مؤثرترین ترفندهای کاهش هزینه چاپ در بلندمدت است.

استفاده از فونت‌های کم‌مصرف مانند Ecofont یا Century Gothic

نوع فونتی که استفاده می‌کنید بیشتر از چیزی که تصور کنید بر مصرف جوهر و تونر تأثیر دارد. برخی فونت‌ها به صورت طبیعی ضخامت بیشتری دارند و همین مسئله باعث می‌شود هنگام چاپ، سطح بیشتری از صفحه با جوهر پوشانده شود. فونت‌هایی مانند Ecofont، Century Gothic، Garamond و Calibri به دلیل نازک‌تر بودن و طراحی بهینه، مصرف جوهر را تا ۲۵ تا ۳۰٪ کاهش می‌دهند و همچنان خوانایی بالایی دارند. اگر در شرکت یا دفتر خود حجم زیادی چاپ متنی دارید—مثلاً چاپ روزانه فرم، گزارش، قبض، نامه داخلی یا جزوه—استفاده از فونت‌های کم‌مصرف به‌تنهایی می‌تواند سالانه هزینه قابل توجهی از جوهر یا تونر شما را صرفه‌جویی کند. این تغییر کوچک، یکی از اقتصادی‌ترین تصمیمات در مدیریت هزینه‌های چاپ است.

جلوگیری از خشک شدن هد پرینترهای جوهرافشان

خشک شدن هد پرینترهای جوهرافشان یکی از شایع‌ترین دلایل افزایش هزینه چاپ و تعمیرات است. اگر چند هفته از پرینتر استفاده نکنید، جوهر موجود در نازل‌ها خشک می‌شود و دستگاه برای باز کردن مسیرها مجبور به انجام چرخه‌های تمیزکاری می‌شود—چرخه‌هایی که مقدار زیادی جوهر مصرف می‌کنند. برای جلوگیری از این مشکل، بهتر است حداقل هفته‌ای یک‌بار یک صفحه ساده (حتی یک صفحه متن کم‌حجم) چاپ کنید تا جوهر در گردش بماند. همچنین پرینتر را در محیط گرم، بسیار خشک یا پرگردوغبار قرار ندهید و همیشه از کارتریج‌های باکیفیت و معتبر استفاده کنید. اگر هد کاملاً خشک شود، ممکن است مجبور به تعویض آن شوید که هزینه‌ای نزدیک به قیمت خود دستگاه دارد. بنابراین نگهداری صحیح، بهترین راه جلوگیری از این هزینه‌های غیرضروری است.

استفاده از قابلیت Print Preview برای جلوگیری از چاپ اشتباه

بسیاری از کاربران بدون استفاده از Print Preview اقدام به چاپ سند می‌کنند و در نتیجه با مشکل چاپ صفحات خالی، جابه‌جایی متن، تصاویر خارج از محدوده صفحه یا چاپ ناخواسته صفحات زیاد روبه‌رو می‌شوند. قابلیت Print Preview به شما امکان می‌دهد پیش از چاپ، دقیقاً ببینید خروجی روی کاغذ چگونه خواهد بود. این قابلیت نه‌تنها از هدر رفتن کاغذ و تونر جلوگیری می‌کند، بلکه باعث می‌شود اشتباهات کوچک، مانند انتخاب اشتباه پرینتر یا انتخاب محدوده غلط صفحات، قبل از چاپ اصلاح شود. استفاده از Print Preview یک عادت ساده اما بسیار مؤثر است که در طول زمان می‌تواند مقدار زیادی در هزینه‌های چاپ صرفه‌جویی ایجاد کند.

 به‌روز نگه داشتن درایور و فریمور پرینتر

به‌روزرسانی درایور و فریمور پرینتر فقط برای رفع باگ‌ها نیست؛ بسیاری از کمپانی‌ها در آپدیت‌های جدید، الگوریتم‌هایی برای مدیریت دقیق‌تر مصرف جوهر، بهبود کیفیت چاپ، افزایش سرعت و کاهش خطاهای دستگاه معرفی می‌کنند. وقتی فریمور یا درایور قدیمی باشد، احتمال خطا، مصرف اضافی تونر و حتی توقف ناگهانی چاپ افزایش می‌یابد. با مراجعه دوره‌ای به وب‌سایت برند پرینتر خود و دانلود آخرین نسخه‌ها، می‌توانید اطمینان حاصل کنید دستگاه شما با بهترین عملکرد کار می‌کند و کمترین مصرف جوهر را دارد. این کار ساده، به‌خصوص برای شرکت‌ها یا افرادی که چاپ زیادی دارند، در کاهش هزینه‌ها نقش چشمگیری دارد.

نتیجه‌گیری

صرفه‌جویی در هزینه‌های پرینت به هیچ‌وجه کار پیچیده‌ای نیست؛ کافی است چند تنظیم ساده انجام دهید و در انتخاب مواد مصرفی هوشمندانه‌تر عمل کنید. استفاده از حالت اقتصادی، پرینت دورو، انتخاب فونت‌های کم‌مصرف، کاهش وضوح چاپ، جلوگیری از خشک شدن هد پرینترهای جوهرافشان و حتی بروزرسانی درایور—all—مواردی هستند که در کنار هم می‌توانند هزینه‌های چاپ شما را بین ۲۰ تا ۵۰ درصد کاهش دهند.

بسیاری از کاربران تصور می‌کنند برای کاهش هزینه پرینت باید پرینتر جدید بخرند، اما در واقع تغییر عادت‌ها و استفاده از قابلیت‌هایی که همین حالا در پرینتر شما وجود دارد، بهترین و کم‌هزینه‌ترین راهکار است. اگر از این نکات در خانه، دفتر یا شرکت خود استفاده کنید، نه‌تنها مصرف کاغذ، جوهر یا تونر کمتر می‌شود، بلکه عمر دستگاه نیز افزایش پیدا می‌کند و نیاز کمتری به تعمیرات خواهید داشت.

در نهایت اگر حجم چاپ بالایی دارید یا نمی‌دانید کدام پرینتر و کدام تونر یا کارتریج برای شما مناسب‌تر است، می‌توانید از راهنمایی‌ها و ابزارهای تخصصی موجود در آوند پرینتر استفاده کنید تا انتخابی به‌صرفه و مطمئن داشته باشید. انتخاب درست و مدیریت صحیح پرینتر، بهترین راه برای کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری در طولانی‌مدت است.

سوالات متداول

آیا استفاده از کارتریج غیر اورجینال به پرینتر آسیب می‌زند؟

اگر از Grade A و سازگار با مدل پرینترتان خریداری کنید معمولاً مشکلی ایجاد نمی‌کند. برندهای معتبر غیر اورجینال تست کیفیت دارند.

بهترین روش کاهش مصرف تونر چیست؟

فعال کردن Toner Saver Mode و استفاده از 300 dpi برای چاپ‌های عادی بهترین روش‌هاست.

آیا پرینت دورو باعث گیر کردن کاغذ می‌شود؟

اگر از کاغذ استاندارد و مرغوب استفاده کنید، خیر. پرینترهای جدید طراحی‌شده‌اند که این مشکل را نداشته باشند.

برای چاپ زیاد، لیزری بهتر است یا جوهرافشان؟

پرینترهای لیزری تا ۵ برابر مقرون‌به‌صرفه‌تر هستند.

بهترین فونت برای کاهش مصرف جوهر چیست؟

Century Gothic و Ecofont از کم‌مصرف‌ترین فونت‌ها هستند.

آیا روشن گذاشتن پرینتر هزینه چاپ را بالا می‌برد؟

خیر، بیشتر پرینترها حالت Sleep دارند که مصرف برق را بسیار پایین می‌آورد.