راهنمای خرید بهترین دستگاه کپی

راهنمای خرید و انتخاب بهترین دستگاه فتوکپی

اگر به دنبال خرید بهترین دستگاه کپی برای کسب و کار خود هستید، اولین قدم این است که مشخص کنید به یک دستگاه کپی دیجیتال چندمنظوره نیاز دارید یا یک دستگاه ساده‌تر برای انجام کارهای روزمره کافی است. شناخت نوع نیاز، حجم چاپ، تعداد کاربران و بودجه، پایه تصمیم‌گیری هوشمندانه در انتخاب دستگاه کپی است.

اگرچه هنوز دستگاه های کپی آنالوگ در برخی محیط‌ها استفاده می‌شوند، اما بخش عمده بازار امروز در اختیار دستگاه های کپی دیجیتال است. دستگاه های دیجیتال، علاوه بر کپی، قابلیت هایی مثل اسکن، پرینت شبکه‌ای، ارسال فکس، ذخیره اسناد و ارسال ایمیل را در قالب یک دستگاه چندمنظوره در اختیار شما قرار می‌دهند و عملا به هاب مستندات اداری تبدیل می‌شوند.

معیارهای اصلی انتخاب دستگاه کپی دیجیتال

برای انتخاب یک دستگاه کپی مناسب، باید قبل از هر چیز ویژگی های فنی کلیدی آن را در نظر بگیرید. این ویژگی ها هم روی سرعت و کیفیت کار شما تاثیر می‌گذارند و هم روی هزینه های جاری مثل مصرف کاغذ، تونر و زمان توقف دستگاه.

• سرعت چاپ: سرعت با واحد صفحه در دقیقه (PPM) بیان می‌شود. در حالی که مدل های قدیمی در حدود ۳۰ صفحه در دقیقه چاپ می‌کردند، دستگاه های کپی دیجیتال امروزی در مدل های اداری سبک از حدود ۲۲ صفحه در دقیقه شروع شده و در مدل های حرفه ای به ۱۰۰ صفحه در دقیقه و بیشتر می‌رسند. زمان گرم شدن دستگاه و زمان اولین کپی نیز بسیار مهم است و در دستگاه های جدید معمولا بین ۳.۵ تا ۷.۵ ثانیه است.
• حجم چاپ و ظرفیت کاغذ: حجم چاپ ماهانه پیشنهادی و ظرفیت سینی ها و کاست ها مشخص می‌کند دستگاه برای چه سطح کاری طراحی شده است. در مدل های ساده ممکن است سینی دستی حدود ۱۰۰ برگ و کاست اصلی حدود ۲۵۰ برگ ظرفیت داشته باشد. در مدل های حرفه ای‌تر، سینی دستی می‌تواند ۵۰۰ برگ و مجموعه کاست ها بیش از ۲۰۰۰ برگ را در خود جای دهند که معمولا بین چند کاست تقسیم می‌شود.
• قابلیت های گرافیکی و وضوح چاپ: دستگاه های چندکاره (MFP) حرفه ای معمولا وضوحی در حد ۲۴۰۰×۲۴۰۰ dpi یا بالاتر ارائه می‌دهند و قابلیت مدیریت رنگ، پروفایل های رنگی و کنترل دقیق خروجی چاپ را دارند. این ویژگی برای واحدهای طراحی، بازاریابی و تولید محتوا که به چاپ بروشور، کاتالوگ و اسناد با کیفیت بالا نیاز دارند بسیار مهم است.

آنالوگ یا دیجیتال – کدام مناسب‌تر است؟

دستگاه های آنالوگ بیشتر متعلق به نسل های قدیمی‌تر هستند و امروزه عمدتا در دفاتری دیده می‌شوند که هنوز سیستم خود را به روز نکرده اند. این دستگاه ها امکانات ارتباطی و شبکه‌ای ندارند و تنها کارکرد اصلی آنها کپی ساده است. با توجه به مهاجرت سازمان ها به سمت اسناد دیجیتال، آرشیو الکترونیکی و ارسال اسناد از طریق ایمیل و شبکه، استفاده از دستگاه های آنالوگ به مرور توجیه کمتری پیدا می‌کند.

دستگاه های کپی دیجیتال امکان اسکن مستقیم به ایمیل، پوشه شبکه، فلش، سرور و همچنین چاپ از طریق شبکه را فراهم می کنند. در محیط هایی که نیاز است یک سند به سرعت بین چند واحد به اشتراک گذاشته شود، یا نسخه دیجیتال آن آرشیو گردد، وجود همین قابلیت ها اختلاف بزرگی بین آنالوگ و دیجیتال ایجاد می‌کند.

دستگاه های دیجیتال چندمنظوره (MFP)

دستگاه های دیجیتال چندمنظوره، ترکیبی از پرینتر، اسکنر، فکس و دستگاه کپی را در یک دستگاه ارائه می دهند. این دستگاه ها معمولا دارای هارد دیسک داخلی با ظرفیت ده‌ها تا صدها گیگابایت هستند تا بتوانند اسناد را در صف نگه دارند، اسکن ها را ذخیره کنند و امکانات پیشرفته‌ای مثل چاپ مجدد، ذخیره روی پوشه های شبکه و مدیریت پروژه های چاپ را ارائه دهند.

در کنار عملکرد چندمنظوره، این دستگاه ها اغلب به پردازنده و حافظه داخلی قدرتمند مجهز هستند تا بتوانند فایل های سنگین گرافیکی، PDF های چند صفحه ای و پروژه های چاپ بزرگ را بدون افت سرعت پردازش کنند.

مزیت کیفیت و کنترل در دستگاه های دیجیتال

یکی از تفاوت های مهم دستگاه های دیجیتال با مدل های آنالوگ، کیفیت خروجی است. در حالی که دستگاه های آنالوگ معمولا وضوحی در حد ۶۰۰×۶۰۰ dpi ارائه می‌دهند، بسیاری از دستگاه های دیجیتال حرفه ای قادر به تولید تصاویری با وضوح ۴۸۰۰×۴۸۰۰ dpi (یا معادل آن با تکنیک های درون یابی) هستند. این موضوع برای چاپ متون ریز، جداول، نمودارها و تصاویر گرافیکی اهمیت زیادی دارد.

از طرف دیگر، دستگاه های دیجیتال امکان بزرگنمایی و کوچک نمایی گسترده‌تری در اختیار شما می‌گذارند. در بسیاری از مدل‌ها می‌توان اندازه سند را تا ۲۵ درصد کاهش و تا ۴۰۰ درصد افزایش داد، درحالی که در مدل های آنالوگ این محدوده معمولا بین ۵۰ تا ۲۰۰ درصد است.

دستگاه نو یا دست دوم – کدام انتخاب بهتری است؟

یکی از تصمیم های مهم در زمان خرید، انتخاب بین دستگاه نو و کارکرده است. در نگاه اول شاید دستگاه های دست دوم به دلیل قیمت پایین‌تر جذاب به نظر برسند، اما باید هزینه های پنهان را نیز در نظر گرفت. پیدا کردن قطعات و مواد مصرفی برای مدل های قدیمی‌تر دشوارتر است و اغلب این دستگاه‌ها تحت پوشش گارانتی و قرارداد خدماتی به‌روز نیستند.

اگر استفاده شما از دستگاه کپی محدود و دوره ای است، یک دستگاه دست دوم سالم می‌تواند تا حدی پاسخگوی نیازها باشد و هزینه اولیه شما را کاهش دهد. اما برای دفاتر شلوغ، واحدهای اداری پرکار و سازمان هایی که توقف دستگاه به معنی توقف کار است، خرید دستگاه نو با گارانتی، قرارداد سرویس و تامین قطعه مطمئن، در بلندمدت انتخاب اقتصادی‌تری خواهد بود.

در بازه قیمتی میان رده، دستگاه های دست دوم ممکن است حدود ۱ تا ۱۰ میلیون تومان و مدل های جدید از حدود ۲.۵ میلیون تا ۵۰ میلیون تومان (با توجه به امکانات، برند و ظرفیت) متغیر باشند. در نظر داشته باشید که هزینه هر بار تعمیر بدون قرارداد خدمات، معمولا از حدود ۲۰۰ هزار تومان برای هر مراجعه شروع می‌شود و شامل هزینه قطعات نیست.

انواع دستگاه های کپی دیجیتال

پس از تعیین بودجه و نوع کاربری، باید نوع دستگاه دیجیتال مناسب را انتخاب کنید. به صورت کلی، دستگاه های کپی دیجیتال در چند دسته اصلی عرضه می‌شوند.

دستگاه های کپی دیجیتال تک رنگ (سیاه و سفید)

ساده‌ترین و اقتصادی‌ترین نوع دستگاه کپی، مدل های تک رنگ یا سیاه و سفید هستند. این دستگاه ها برای محیط هایی مناسب‌اند که غالب اسناد آن‌ها متنی است و چاپ رنگی در اولویت قرار ندارد. مصرف مواد گران قیمت مانند کارتریج تونر رنگی در این مدل ها وجود ندارد و فقط از تونر مشکی استفاده می‌شود.

این دستگاه ها معمولا امکانات اصلی مانند کپی، پرینت، فکس و اسکن را ارائه می‌دهند، اما قابلیت های پیشرفته گرافیکی و مدیریت رنگ، مثل آنچه در دستگاه های رنگی حرفه ای دیده می‌شود، در آنها محدود است.

دستگاه های دیجیتال سیاه و سفید برای کسب و کارهای کوچک، شرکت هایی با حجم چاپ متوسط و سازمان هایی که بیشتر اسناد داخلی سیاه و سفید دارند ایده آل هستند. سرعت آنها عموما بین ۳۰ تا ۱۴۰ صفحه در دقیقه و ظرفیت کاغذ آنها از حدود ۱۰۰ برگ در سینی تا بیش از ۵۵۰ برگ در کاست متغیر است. قیمت این دستگاه ها (بسته به برند و امکانات) معمولا از حدود ۲.۵ میلیون تا ۲۵ میلیون تومان متغیر است.

دستگاه های کپی رنگی دیجیتال

دستگاه های کپی رنگی دیجیتال یک گام فراتر از دستگاه های تک رنگ هستند و امکان تکثیر اسناد رنگی با وضوح بالا را فراهم می‌کنند. این دستگاه ها برای واحدهای تبلیغات، طراحی، چاپ بروشور، کاتالوگ، فرم های رنگی و هر جایی که برندینگ و جلوه بصری مهم است، گزینه‌ای کلیدی به شمار می‌آیند.

وضوح چاپ در این مدل ها معمولا بین ۶۰۰×۶۰۰ dpi تا ۲۴۰۰×۶۰۰ dpi است و سرعت چاپ آنها بسته به مدل، بین حدود ۴۰ تا ۹۰ صفحه در دقیقه متغیر است. ظرفیت کاغذ نیز می‌تواند از حدود ۱۰۰۰ برگ در سینی اصلی تا ۱۵۰0 برگ در کاست های پشتیبان افزایش یابد. هزینه مدل های میان رده رنگی معمولا از حدود ۱۶ میلیون تا ۸۰ میلیون تومان متغیر است.

دستگاه های کپی رنگی حدود ۲۰ تا ۳۰ درصد گران‌تر از مدل های تک رنگ هستند؛ دلیل اصلی این تفاوت، سیستم پیچیده تر مدیریت رنگ و استفاده از چهار کارتریج مجزای مشکی، آبی، زرد و قرمز است. اگر فقط گاهی اوقات به چاپ رنگی نیاز دارید، ترکیب یک دستگاه سیاه و سفید اصلی به همراه یک چاپگر رنگی جداگانه می‌تواند راه‌حل اقتصادی‌تری باشد.

دستگاه های همه کاره (ALL IN ONE) یا MFP رومیزی

دستگاه های همه کاره رومیزی بیشتر برای دفاتر کوچک، کسب و کارهای خانگی و کاربرانی طراحی شده‌اند که فضای محدودی دارند و می‌خواهند پرینت، اسکن و فکس را در قالب یک دستگاه A4 در اختیار داشته باشند. این مدل ها از نظر سرعت و حجم کار در سطح دستگاه های اداری بزرگ نیستند، اما از نظر قیمت و اشغال فضا بسیار مقرون به صرفه اند.

وضوح چاپ این دستگاه ها معمولا بین ۳۰۰×۳۰۰ dpi تا ۱۲۰۰×۶۰۰ dpi است و سرعت خروجی آنها حدود ۱۹ تا ۳۰ صفحه در دقیقه است. به دلیل ظرفیت کاغذ محدود و موتور چاپ سبک، استفاده از این دستگاه ها در دفاتر پرکار توصیه نمی‌شود، اما برای میز یک کارمند یا استفاده موقت، گزینه‌ای مناسب هستند.

دستگاه های کپی چندمنظوره اداری (MFP)

این گروه محبوب‌ترین دسته در میان کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ است. دستگاه های MFP اداری به سازمان ها کمک می‌کنند تا چندین دستگاه پراکنده (پرینتر، اسکنر، فکس، دستگاه کپی) را با یک دستگاه مرکزی جایگزین کنند و هم هزینه های نگهداری را کاهش دهند و هم مدیریت اسناد را ساده تر کنند.

این دستگاه ها معمولا روی شبکه نصب می‌شوند، چندین کاربر را به صورت هم‌زمان پشتیبانی می‌کنند و امکاناتی مثل اسکن رنگی به ایمیل، اسکن به پوشه شبکه، چاپ امن، گزارش گیری مصرف و اعمال سیاست های امنیتی برای کاربران را ارائه می‌دهند. بسته به مدل، این دستگاه ها می‌توانند شامل منگنه زن، تا کردن، صحافی و امکانات پیشرفته پایان کار نیز باشند.

زیرگروه های اصلی دستگاه های MFP

• ALL IN ONE MFP: مدل های رومیزی شبکه‌ای که برای استفاده شخصی یا گروه های کوچک مناسب هستند و معمولا حافظه محدود و امکانات پایه شبکه را ارائه می‌دهند.
• SOHO MFP: مدل های مناسب دفاتر کوچک (Small Office/Home Office) که اغلب دارای حافظه داخلی بهتر، فیدر اسناد و برخی ویژگی های امنیتی هستند.
• MFP اداری: مناسب سازمان های متوسط و بزرگ. این مدل ها برای استفاده گروهی روی یک طبقه یا بخش طراحی شده‌اند و امکاناتی مثل ویرایش سند روی دستگاه، اسکن پیشرفته، رمزنگاری داده و کنترل سطح دسترسی کاربر را ارائه می‌دهند.
• MFP حجم بالا: قدرتمندترین و گران‌ترین مدل ها هستند که برای مراکز چاپ داخلی سازمان، دانشگاه ها، مراکز دولتی و محیط های با حجم چاپ بسیار بالا طراحی شده‌اند. این مدل ها قابلیت هایی مانند منگنه، تا کردن، صحافی، تفکیک خودکار مجموعه ها و مدیریت پیشرفته صف چاپ را دارند و وضوح چاپ رنگی تا حدود ۲۴۰۰×۱۲۰۰ dpi و درون یابی تا ۹۶۰۰×۶۰۰ dpi برای تک رنگ را ارائه می‌دهند.

حجم و نحوه تغذیه کاغذ

کاغذ از طریق سینی های جلو، کاست های داخلی یا سینی های عقب وارد دستگاه می‌شود. حجم کاغذی که دستگاه می‌تواند در خود نگه دارد، به صورت مستقیم روی میزان توقف دستگاه برای پر کردن مجدد تاثیر می‌گذارد. دستگاه های ALL IN ONE معمولا یک سینی ۱۰۰ برگی دارند، در حالی که دستگاه های MFP اداری می‌توانند از ۱۰۰ تا بیش از ۲۰۰۰ برگ را در چند کاست داخلی نگه دارند.

به طور معمول، دستگاه های MFP اداری دارای سه کاست هستند که اولین کاست بیشترین ظرفیت (مثلا ۱۲۰۰ برگ) و کاست های بعدی حدود ۵۰۰ برگ دارند. اگر حجم چاپ شما بالاست، بهتر است مدلی را انتخاب کنید که حداقل یک کاست با ظرفیت بالا داشته باشد تا دفعات پر کردن دستگاه کاهش یابد.

اندازه کاغذ قابل پشتیبانی

اندازه کاغذ قابل استفاده نیز یکی از معیارهای مهم انتخاب دستگاه است. مدل های ALL IN ONE معمولا برای سایزهای استاندارد A4 و در برخی موارد A5 طراحی شده‌اند. در مقابل، بسیاری از دستگاه های کپی دیجیتال اداری از سایزهای متنوعی شامل A5، A4، A3 و حتی رسانه های خاص مانند پاکت نامه، لیبل و کاغذهای ضخیم پشتیبانی می‌کنند.

در برخی مدل های حرفه ای، حداکثر اندازه رسانه قابل استفاده می‌تواند تا حدود ۱۳×۱۹ اینچ باشد که برای چاپ پوسترهای کوچک و بروشورهای خاص مناسب است.

سرعت چاپ و سرعت اسکن

سرعت چاپ (PPM) و سرعت اسکن (SPM) دو شاخص جداگانه هستند که باید هر دو را در انتخاب دستگاه در نظر گرفت. در دفترهایی که بیشتر از قابلیت اسکن برای آرشیو دیجیتال استفاده می‌شود، گاهی سرعت اسکن از سرعت چاپ مهم‌تر است.

سرعت چاپ در دستگاه های اداری معمولا بین ۲۰ تا ۱۰۰ صفحه در دقیقه است و دستگاه های جدید قادرند اولین برگ را در حدود ۳.۵ تا ۷.۵ ثانیه چاپ کنند. سرعت اسکن نیز بسته به نوع اسکنر:

– در مدل های تک رو، حدود ۱۲۰ اسکن در دقیقه برای رنگی و سیاه و سفید

– در مدل های دورو، تا حدود ۲۲۰ اسکن در دقیقه

است که برای دفاتر شلوغ، آرشیو اسناد و شرکت های خدماتی بسیار مهم است.

تونر و هزینه های مصرفی

کارتریج تونر یکی از اصلی‌ترین اقلام مصرفی دستگاه کپی است. تونر به وسیله شارژ الکترواستاتیک درام و ذوب شدن توسط واحد فیوزینگ روی کاغذ تثبیت می‌شود. هزینه تونر در کنار کاغذ، تاثیر مستقیمی بر هزینه تمام شده هر صفحه چاپ دارد.

در دستگاه های تک رنگ، تنها از یک کارتریج مشکی استفاده می‌شود که بسته به ظرفیت، می‌تواند بین ۳۰ تا ۶۰ هزار صفحه چاپ کند. در دستگاه های رنگی، چهار کارتریج مجزای مشکی، آبی، زرد و قرمز استفاده می‌شود. معمولا کارتریج مشکی حدود ۵۰ هزار صفحه و هر کارتریج رنگی حدود ۳۰ هزار صفحه ظرفیت چاپ دارد (در پوشش استاندارد).

بسیاری از برندهای مطرح مانند HP و Canon برنامه های بازیافت کارتریج ارائه می‌دهند تا بخشی از مواد اولیه دوباره استفاده و بقیه به صورت اصولی بازیافت شود. این موضوع هم از نظر محیط زیستی و هم از نظر هزینه های بلندمدت می‌تواند اهمیت داشته باشد.

حافظه و ذخیره سازی در دستگاه کپی

به جز دستگاه های بسیار ساده، اغلب دستگاه های کپی دیجیتال دارای حافظه داخلی (RAM) و گاهی هارد دیسک هستند. حافظه به دستگاه اجازه می‌دهد سند را یکبار اسکن و چندین بار چاپ کند، بدون اینکه هر بار اسکن تکرار شود. این ویژگی که به آن “اسکن یکبار، چاپ چندبار” گفته می‌شود، فشار مکانیکی روی دستگاه و زمان انجام کار را کاهش می‌دهد.

حجم حافظه در دستگاه های ارزان قیمت ممکن است از حدود ۲۵۶ مگابایت شروع شود و در دستگاه های بزرگ MFP سیاه و سفید تا حدود ۱.۵ گیگابایت برسد. ظرفیت هارد دیسک در مدل های پیشرفته نیز می‌تواند از چند ده گیگابایت تا ۱ ترابایت متغیر باشد و برای ذخیره کارهای چاپ، اسکن ها و آرشیو موقت اسناد استفاده شود.

ویژگی های استاندارد دستگاه های کپی دیجیتال

بیشتر دستگاه های کپی دیجیتال امروزی علاوه بر کپی، مجموعه‌ای از ویژگی های استاندارد را ارائه می‌دهند که روی بهره‌وری دفتر شما تاثیر مستقیم دارد.

• اسکن، فکس و ایمیل: اتصال از طریق شبکه، USB 2.0 و در مدل های جدیدتر، Wi-Fi این امکان را می‌دهد که اسناد را مستقیما از روی دستگاه اسکن و به ایمیل، پوشه شبکه یا نرم افزارهای مدیریت اسناد ارسال کنید.
• فیدر خودکار اسناد (ADF): فیدر خودکار روی درب اسکنر نصب می‌شود و امکان اسکن و کپی دسته‌ای ده ها برگ را بدون نیاز به قرار دادن تک تک روی شیشه اسکنر فراهم می‌کند. در مدل های حرفه ای، ADF می‌تواند ۵۰ تا ۱۱۰ برگ را در خود جای دهد و در نسخه های دورو، هر دو سمت برگه را اسکن کند.
• رابط کاربری لمسی: بسیاری از دستگاه های جدید دارای صفحه نمایش لمسی با آیکن های بزرگ و منوی ساده شبیه به تبلت هستند. این رابط ها امکان انتخاب سریع نوع کار، پیش نمایش سند، حذف صفحات، انتخاب حالت صرفه جویی و تنظیمات زبان را بسیار ساده می‌کنند.
• قابلیت های شبکه: دستگاه های کپی شبکه‌ای با استفاده از پروتکل های استاندارد مثل TCP/IP و در صورت نیاز، سرور چاپ اختصاصی، می‌توانند توسط چندین کاربر در یک شبکه داخلی مورد استفاده قرار گیرند و کنترل دسترسی و گزارش گیری مصرف را ساده کنند.

در محیط های کاری مدرن، وجود یک دستگاه کپی دیجیتال متصل به شبکه، مدیریت چاپ و اسکن را از حالت فردی به حالت متمرکز و قابل کنترل تبدیل می‌کند.

ویژگی های پیشرفته در دستگاه های کپی حرفه ای

بسته به برند و مدل، برخی امکانات پیشرفته ممکن است به صورت استاندارد یا به عنوان آپشن قابل افزوده شدن ارائه شوند. اگر فکر می‌کنید سازمان شما در آینده به امکانات بیشتر نیاز پیدا می‌کند، حتما در زمان خرید درباره امکان ارتقا با فروشنده صحبت کنید.

• کدهای حساب و محدودیت کاربری: امکان تعریف کد برای هر کاربر یا بخش، ثبت مصرف و اعمال محدودیت؛ این قابلیت برای مدیریت هزینه چاپ و جلوگیری از استفاده غیرمجاز بسیار کاربردی است.
• چاپ دوطرفه (Duplex): چاپ خودکار روی هر دو سمت کاغذ، هم مصرف کاغذ را کاهش می‌دهد و هم ظاهر حرفه‌ای‌تری به اسناد می‌دهد.
• چاپ بدون حاشیه: برای چاپ بروشور و کارهای گرافیکی حرفه‌ای، امکان چاپ تا لبه کاغذ بسیار مهم است.
• واحدهای پایان کار (Finisher): شامل منگنه زن، پانچ سه سوراخ، مرتب‌سازی خودکار، تا کردن و حتی صحافی. این امکانات فرآیند آماده سازی جزوه، گزارش و کاتالوگ را سریع و یکپارچه می‌کند.

قابلیت های اضافه برای کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری

• اتصالات بی سیم: با اتصال بی سیم، نیازی به کابل کشی گسترده نیست و می‌توان دستگاه را در مناسب‌ترین نقطه دفتر نصب کرد. همچنین امکان چاپ مستقیم از موبایل و تبلت از طریق AirPrint، Google Cloud Print، Wi-Fi Direct و نرم افزارهای مشابه فراهم می‌شود.
• ویرایش تصویر روی دستگاه: برخی مدل های پیشرفته امکان برش، چرخش، روشن‌تر یا تیره‌تر کردن تصویر و حتی افزودن لوگو را روی خود دستگاه ارائه می‌دهند و نیاز به ویرایش جداگانه روی کامپیوتر را کاهش می‌دهند.

• ویژگی های امنیتی: رمزگذاری فایل های اسکن شده، قفل چاپ (Print Lock), پاکسازی خودکار هارد دیسک، استفاده از کارت های شناسایی یا حتی احراز هویت بیومتریک، همگی برای سازمان هایی که با اطلاعات حساس کار می‌کنند بسیار مهم است.
• صرفه جویی در انرژی: دستگاه های دارای استانداردهای مصرف انرژی، در حالت آماده به کار (Standby) و در طول کار، برق کمتری مصرف می‌کنند و در بلندمدت هزینه انرژی را کاهش می‌دهند.

قرارداد خدمات و تعمیر و نگهداری

برای دستگاه های کپی دیجیتال، داشتن قرارداد خدمات با یک مرکز معتبر، در عمل ضروری است. یک قرارداد استاندارد معمولا هزینه تونر، درام و سایر قطعات مصرفی، سرویس دوره‌ای و تعمیرات را پوشش می‌دهد و شما فقط کاغذ تهیه می‌کنید.

اصطلاح “قطعات” در قراردادها ممکن است بین فروشندگان متفاوت تعریف شود. بهتر است فهرست دقیق قطعات تحت پوشش و خارج از پوشش را دریافت کنید تا بتوانید قراردادهای مختلف را درست مقایسه کنید. برای مثال، غلتک ها، وایپر بلید و برخی قطعات مکانیکی ممکن است در برخی قراردادها تحت پوشش کامل باشند و در برخی دیگر خیر.

همکاری با فروشنده دستگاه کپی دیجیتال

انتخاب فروشنده مناسب به اندازه انتخاب خود دستگاه اهمیت دارد. قبل از خرید، حجم چاپ ماهانه خود را تخمین بزنید، نوع اسناد، نیاز به رنگی یا تک رنگ، تعداد کاربران و سطح امنیت مورد نیاز را مشخص کنید و با فروشنده در میان بگذارید تا نزدیک‌ترین گزینه به نیاز شما پیشنهاد شود.

در زمان تست یا مشاهده دمو، به موارد زیر دقت کنید:

• اسکنر: کیفیت خروجی اسکن، سرعت و دقت رنگ در مقایسه با دستگاه فعلی شما چگونه است؟
• فیدر اسناد: ظرفیت، سرعت، سهولت کار و عملکرد در اسکن اسناد مختلف.
• رابط کاربری: منوها، زبان، سادگی دسترسی به تنظیمات و سرعت انجام عملیات متداول مثل کپی ساده، اسکن به ایمیل و کپی دوطرفه.
• کاست کاغذ: دسترسی، سرعت پر کردن، امکان استفاده از اندازه های مختلف کاغذ بدون تنظیمات پیچیده.

مروری بر برندهای مطرح دستگاه کپی

در بازار جهانی و تا حدی در بازار ایران، برندهای متعددی در حوزه دستگاه های کپی دیجیتال فعال هستند که هرکدام نقاط قوت خاص خود را دارند. شناخت کلی این برندها به شما کمک می‌کند انتخاب آگاهانه‌تری داشته باشید.

Brother: این برند در حوزه دستگاه های لیزری و چندمنظوره رومیزی شناخته شده است. دستگاه های Brother معمولا مقرون به صرفه‌اند اما سرعت برخی مدل ها در مقایسه با دستگاه های کاملا اداری پایین‌تر است. برخی مدل ها دارای صفحه نمایش لمسی رنگی و امکانات امنیتی مانند SSL/TLS و LDAP هستند و برای دفاتر کوچک گزینه‌ای مناسب محسوب می‌شوند.

Canon: کانن به دلیل طراحی جمع و جور و کیفیت تصویر بالا معروف است. بسیاری از مدل های این برند برای فضاهای کوچک و دفاتر چنداتاقه ایده آل هستند. رابط کاربری لمسی ساده، تنوع بالا در مدل های رنگی و سیاه و سفید و همچنین قراردادهای اجاره منعطف از نقاط قوت کانن است.

HP: دستگاه های HP دامنه وسیعی از مدل های رومیزی تا اداری را پوشش می‌دهند. مدل های کوچک برای فضاهای محدود مناسب‌اند و مدل های بزرگ‌تر امکانات حرفه‌ای و ارتباط با سرویس های ابری و چاپ از موبایل را ارائه می‌دهند. برنامه های اختصاصی چاپ همراه HP این برند را برای محیط هایی با کاربران سیار جذاب کرده است.

کونیکا مینولتا: این برند در تولید دستگاه های کپی اداری و حرفه‌ای با قیمت رقابتی شناخته شده است. دستگاه های کونیکا مینولتا از سرعت چاپ بالایی برخوردارند (تا حدود ۱۰۵ صفحه در دقیقه در برخی مدل ها) و برای دفاتر پرکار مناسب هستند. کیفیت چاپ آنها بسیار خوب است، اگرچه در برخی رده های قیمتی وضوح اسمی ممکن است کمی پایین‌تر از برخی رقبا باشد.

Lanier: لانیر (در بازار جهانی) یکی از برندهایی است که طیف وسیعی از مدل های مختلف را ارائه می‌دهد. این دستگاه ها معمولا ترکیبی از عملکرد و قیمت مناسب را ارائه می‌کنند و در برخی مدل ها فیدر اسناد با ظرفیت بالا نسبت به رقبا دارند.

Ricoh: ریکو از برندهای قدیمی و معتبر در حوزه دستگاه های کپی است. دستگاه های این شرکت به دلیل دوام بالا، خرابی کم، راه‌اندازی ساده و هزینه نگهداری منطقی شناخته شده‌اند. قابلیت های شبکه‌ای ریکو در بسیاری از مدل ها به شکلی طراحی شده که پیاده سازی در شبکه های سازمانی را آسان می‌کند.

Savin: دستگاه های ساوین در واقع از نظر فنی نزدیک به محصولات ریکو هستند و با نام تجاری متفاوت عرضه می‌شوند. این برند نیز در بازار جهانی به دلیل بهره‌وری و خدمات مناسب شناخته شده است.

Sharp: شارپ در حوزه MFP تمرکز زیادی روی سادگی کار، رابط بصری و مدیریت دستگاه در سطح سازمان دارد. صفحه نمایش لمسی بزرگ، طراحی مناسب برای دسترسی به مواد مصرفی و تمرکز بر بازارهای آموزشی، دولتی و درمانی از ویژگی های این برند است.

Toshiba: توشیبا به خاطر دستگاه های اداری با مصرف انرژی بهینه و منوهای ساده شهرت دارد. این برند در میان مشتریانی که به دنبال تعادل بین عملکرد، سهولت استفاده و توجه به محیط زیست هستند جایگاه خوبی دارد.

Xerox: زیراکس به عنوان یکی از نام های قدیمی و پیشرو در حوزه مدیریت اسناد و چاپ شناخته می‌شود. دستگاه های کپی دیجیتال زیراکس معمولاً در چاپ دوطرفه، مدیریت صف چاپ، فیدر سند و کیفیت کلی ساخت عملکرد بسیار خوبی دارند و برای دفاتر حرفه‌ای انتخابی جدی محسوب می‌شوند.

سوالات متداول انتخاب دستگاه کپی

برای دفتر کوچک چه نوع دستگاه کپی مناسب است؟

برای دفاتر کوچک و کسب و کارهای خانگی، دستگاه‌های همه‌کاره رومیزی یا MFPهای اداری کوچک سیاه و سفید که پرینت، اسکن و فکس را در سایز A4 پوشش می‌دهند، معمولا کافی و مقرون به صرفه هستند.

برای حجم چاپ بالا چه نکاتی در انتخاب دستگاه کپی مهم است؟

در حجم چاپ بالا باید به سرعت چاپ، ظرفیت سینی و کاست کاغذ، توان ماهانه پیشنهادی سازنده، وجود واحدهای پایان کار مثل منگنه و همچنین امکان عقد قرارداد خدمات و تامین قطعه توجه ویژه داشته باشید.

آیا دستگاه کپی رنگی برای همه کسب و کارها ضروری است؟

خیر. اگر بیشتر اسناد شما متنی و داخلی است، دستگاه سیاه و سفید اقتصادی‌تر است. کپی رنگی زمانی توجیه دارد که به بروشور، کاتالوگ، فرم‌های رنگی یا خروجی‌های تبلیغاتی نیاز دارید.

چه زمانی خرید دستگاه کپی دست دوم منطقی است؟

زمانی که حجم استفاده شما پایین است، حساسیت زیادی روی خرابی و توقف کار ندارید و دستگاه را از فروشنده معتمد با سرویس اولیه مناسب می‌خرید، دستگاه دست‌دوم می‌تواند موقتا گزینه قابل قبولی باشد.

قرارداد خدمات دستگاه کپی چه مزیتی دارد؟

قرارداد خدمات معمولا تونر، درام، قطعات مصرفی، سرویس دوره‌ای و تعمیرات را پوشش می‌دهد و باعث می‌شود هزینه‌های نگهداری قابل پیش‌بینی شود و دستگاه کمتر دچار توقف طولانی شود.

حافظه و هارد دیسک دستگاه کپی چه نقشی در انتخاب دارند؟

حافظه و هارد دیسک امکان اسکن یکبار و چاپ چندباره، ذخیره کارهای چاپ و اسکن و اجرای سریع‌تر وظایف سنگین را می‌دهند؛ در عین حال از نظر امنیتی هم باید امکان پاک‌سازی و تنظیمات امن برای آنها در نظر گرفته شود.

برای کاهش هزینه چاپ با دستگاه کپی چه کارهایی می‌توان انجام داد؟

انتخاب دستگاه متناسب با حجم کار، استفاده از چاپ دوطرفه، تنظیم حالت اقتصادی چاپ، انتخاب دستگاه سیاه و سفید در صورت کافی بودن، توجه به بازده کارتریج تونر و عقد قرارداد خدمات مناسب، مهم‌ترین راهکارهای کاهش هزینه هستند.